單證，也就是文件。這個(gè)職位相對(duì)來(lái)說(shuō)是比較簡(jiǎn)單的，但要成為一名優(yōu)秀的單證，還是需要努力的。當(dāng)初在我的概念里，單證無(wú)非就是做做提單確認(rèn)，打打提單，輸輸費(fèi)用，沒(méi)什么技術(shù)含量的。不過(guò)后來(lái)才明白，雖然我沒(méi)有做過(guò)專(zhuān)職的單證，通常都是操作單證一個(gè)人做的，但是在以往的操作過(guò)程中，容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)卻往往是單證負(fù)責(zé)的范圍。比如把提單上的運(yùn)費(fèi)條款搞錯(cuò)，比如因?yàn)榱?xí)慣而把包裝類(lèi)型打錯(cuò)之類(lèi)的。
單證必須耐心細(xì)致，這是不容置疑的。提單確認(rèn)應(yīng)該掌握好時(shí) 間，開(kāi)船當(dāng)天雖然在理論上還是來(lái)得及進(jìn)行確認(rèn)的，但是畢竟太匆忙，一旦有意外情況發(fā)生，比如客戶(hù)出差無(wú)法聯(lián)系之類(lèi)的，就只能進(jìn)行事后更改，產(chǎn)生不必要的費(fèi)用和麻煩。但是太早也不完全可行。很多客戶(hù)在離開(kāi)船日 期尚遙遠(yuǎn)的時(shí) 間里收到提單確認(rèn)件，是不會(huì)理會(huì)的。因?yàn)樨浳锏恼_數(shù)據(jù)他們自己還無(wú)法確認(rèn)。這時(shí)，如果單證本身鍵忘或者太過(guò)忙碌，就會(huì)把這件事情暫時(shí)忘記，也不會(huì)去催促客戶(hù)。當(dāng)最后突然想起來(lái)，結(jié)果就如同太晚發(fā)出提單確認(rèn)件是一樣的?；旧?，開(kāi)船前兩天可以開(kāi)始要求客戶(hù)進(jìn)行確認(rèn)。有些貨代公司的關(guān)于單證的操作流程基本是在已配艙已報(bào)關(guān)已進(jìn)港之后，file才開(kāi)始由操作手中轉(zhuǎn)到單證手中，這樣就可以避免這個(gè)問(wèn)題。
對(duì)照客戶(hù)的確認(rèn)件，應(yīng)該準(zhǔn)確修改每一處。如有一點(diǎn)看不清的地方，不要怕麻煩，一定要保證提單完全是正確的。如果給客戶(hù)的是自己公司的提單，對(duì)于訂艙單位的提單確認(rèn)，也要仔細(xì)修改，認(rèn)真核對(duì)。尤其是碰上做信用證的客戶(hù)，他們對(duì)提單正確性的要求幾近變態(tài)。可是沒(méi)有辦法，單證只能照做。有時(shí)侯在收發(fā)貨人或者品名描述中，會(huì)發(fā)現(xiàn)有一個(gè)或幾個(gè)單詞明顯拼寫(xiě)錯(cuò)誤，甚至客戶(hù)會(huì)將正確地改成錯(cuò)誤的。這時(shí)不要擅自想當(dāng)然地改成正確的，而應(yīng)該及時(shí)跟客戶(hù)確認(rèn)一下。很多時(shí)候，信用證上的內(nèi)容本來(lái)就出現(xiàn)了錯(cuò)誤。而提單卻必須嚴(yán)格按照信用證的內(nèi)容，哪怕是拼寫(xiě)錯(cuò)誤。否則會(huì)影響到銀行結(jié)匯。
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